quinta-feira, 5 de abril de 2012

A mágica de fazer uma coisa de cada vez

Não é apenas o número de horas em que estamos trabalhando, mas também o fato de que passamos muitas horas contínuas fazendo malabarismos para realizar muitas coisas ao mesmo tempo.
O que nós perdemos, acima de tudo, são pontos de parada, qualidade de acabamento e fronteiras. A tecnologia tornou-os irreconhecíveis. Em qualquer lugar aonde vamos, nosso trabalho nos segue, em nossos dispositivos digitais, sempre insistente e intrusivo. É como uma coceira que não pode resistir a uma coçadinha, embora cocemos invariavelmente tudo fica pior.
Diga a verdade: você responde e-mail durante chamadas de tele conferência (e às vezes até mesmo durante as chamadas com uma outra pessoa)? Você leva o seu laptop para reuniões e depois finge que está tomando notas enquanto você navega na net? Você almoça em sua mesa? Você faz ligações enquanto está dirigindo, e até mesmo envia um texto ocasional, mesmo que você saiba que não deveria?
O maior custo - supondo que você não falhe - é a sua produtividade. Em parte, isso é uma simples conseqüência de dividir sua atenção, de modo que você esteja parcialmente envolvido em várias atividades, mas raramente totalmente engajado em qualquer uma. Em parte, é porque quando você muda a distância de uma tarefa principal para fazer outra coisa, você está aumentando o tempo que leva para concluir essa tarefa a uma média de 25 por cento.
Mas o mais insidioso, é porque se você está sempre fazendo alguma coisa, você está inexoravelmente queimando seu  reservatório de energia disponível ao longo de cada dia; então, você tem menos tempo disponível a cada hora que passa.
Sei disso por experiência própria. Consigo escrever de duas a três vezes mais do que tenho capacidade, quando me concentro, sem interrupção, durante um determinado período de tempo e depois faço uma pausa real, longe da minha mesa. A melhor maneira de uma organização conseguir uma maior produtividade e uma forma de pensar mais inovadora é incentivar fortemente as períodos finitos de foco, assim como períodos mais curtos de renovação real.
Se você é um gerente, aqui estão três políticas que podem contribuir para uma promoção:
1. Manter a disciplina de uma reunião. Agende reuniões para 45 minutos, ao invés de uma hora ou mais, com a finalidade de que os participantes possam manter o foco, ter tempo, depois, para refletir sobre o que está sendo discutido, e se recuperar antes da obrigação seguinte. Comece todas as reuniões em um momento preciso, o fim em um momento preciso, e insista que todos os dispositivos digitais sejam desligados durante toda a reunião.
2. Parar de exigir ou esperar resposta instantânea em todos os momentos do dia. Oriente as pessoas em modo reativo, desperte sua atenção, e faça com que seja difícil para elas manter a atenção sobre as suas prioridades. Deixe-os desligar seu e-mail em determinados momentos. Se for urgente, você pode chamá-los - mas isso não deve acontecer com muita freqüência.
3. Incentivar a renovação. Crie pelo menos uma vez durante o dia, quando você estimula sua equipe a parar de trabalhar e fazer uma pausa. Ofereça uma aula no meio da tarde em yoga, ou meditação, organize uma caminhada de grupo ou treino, ou considere a criação de uma sala de renovação, onde as pessoas possam relaxar, ou tirar um cochilo.

Permita às pessoas definir seus próprios limites.
Considere estes três comportamentos para si mesmo:
1. Faça a coisa mais importante no início da manhã, de preferência sem interrupção, por 60 a 90 minutos, com um momentos claros para início e fim. Se possível, trabalhe em um espaço privado durante este período, ou com fones de ouvid para redução do som ambiente. Finalmente, resista a qualquer impulso de distração, sabendo que você tem um ponto de parada estabelecido. Qunato mais absorto você conseguir ficar, o mais produtivo você será. Quando estiver pronto, use pelo menos alguns minutos para renovar.
2. Estabeleça horários regulares para pensar mais a longo prazo, de forma criativa, ou estrategicamente. Se você não fizer isso, você vai constantemente sucumbir à tirania do urgente. Além disso, encontre um ambiente diferente em que possa fazer esta atividade - de preferência um que seja descontraído e propício para desenvolver um pensamento aberto.
3. Tire férias de verdade e regularmente. O significado real é que quando você estiver fora, você esteja realmente desligado do trabalho. Regular significa várias vezes por ano, se possível, mesmo que alguns sejam apenas dois ou três dias adicionados a um fim de semana. Pesquisas sugerem fortemente que você será muito mais saudável se você tirar todo o seu tempo de férias, e será mais produtivo em geral.
Um único princípio está no cerne de todas estas sugestões. Quando você estiver envolvido no trabalho, engaje-se totalmente por períodos de tempo definidos. Quando você estiver se renovando, renove-se verdadeiramente. Faça ondas. Pare de viver a sua vida na zona cinzenta.