Mesmo nesses casos, o custo é muitas vezes esquecido, ou não considerado.
Mas o quê Peter Temple considera como "ineficaz"? Ele inclui nessa qualificação apresentações persuasivas que não resultam em ação imediata de qualquer tipo ou não atendam seu objetivo pretendido. Lembra que a experiência tem mostrado que provavelmente 40% das apresentações realizadas em uma organização não tem um objetivo definido. Em outras palavras, o apresentador encara a apresentação como uma obrigação para a qual foi definido, não a preparou convenientemente e, por decorrência, não sabe o que esperar do público ao final da apresentação. Estará ele preocupado em saber como o público presente entenderá as informações passadas ou, se entender, como as utilizará ao sair daquele ambiente. O que pode estar se passando na cabeça do apresentador é que ele está ansioso pelo fim do evento. Quer se ver livre daquela situação o quanto antes.
Ao longo do artigo é citado um exemplo muito interessante. "Certo senhor em uma empresa de engenharia fora fazer uma apresentação de 45 minutos sobre a nova tecnologia que estava sendo introduzida dentro da empresa para aumentar a produtividade. Ele acreditava que sua apresentação seria bem sucedido se 25% da audiência cpmparecesse em uma próxima apresentação para público interno e fizesse perguntas, experimentasse a tecnologia, ou realimentasse algumas de suas preocupações colocadas na primeira apresentação."
No entanto, ao final da apresentação, ele não pediu para fazerem qualquer coisa do tipo. Na verdade, ele nem sequer mencionou a próxima apresentação. Vale lembrar que, em alguns casos, o que se pede, se consegue. Caso nada se peça, nada se receberá em troca. Peter Temple considera essa, uma apresentação ineficaz.
No entendimento do autor do artigo, o apresentador deve dizer faz parte da divisão de engenharia que emprega 1500 pessoas e que este grupo recebe 5 apresentações, de bom tamanho, semanais, com uma hora de duração (por bom tamanho, é entendido uma apresentação em PowerPoint com pelo menos 20 telas). Deve acrescentar que cada uma dessas apresentações é feita para um grupo de doze trabalhadores qualificados com uma média de US$60.000 por ano de salário.
Esse salário, quando feitas as contas, significa cerca de US$30 por hora. Aumentando-se, de uma forma muito conservadora, em 25 por cento para cobrir os custos de escritório, cuidados de saúde e outros benefícios gerais de trabalho. Isso equivale a 37,50 dólares por hora, um número muito baixo.
Geralmente uma apresentação consome pelo menos 15 horas para ser preparada (aí incluído o projeto PowerPoint, elaboração, redação e ensaio). Se for adicionado o tempo de uma platéia de 12 pessoas por uma hora, teremos um custo total até agora de US$1012.50 - o custo de uma apresentação (27 horas X US$37.50).
O custo de apresentações internas ineficazes em uma base anual é impressionante.
Se as pessoas na divisão do apresentador (1500) comparecem a cinco apresentações por semana (260 apresentações por ano), o custo chega a US$263,250 - mais de um quarto de milhão de dólares! Se 40% dessas apresentações não alcançarem seus objetivos ou resultarem em ações assemelhadas, isso resultará um custo de US$105,300.
O que realmente chama atenção é que esses custos não incluíram discussões após o fato, o custo de oportunidade perdido (que pode ser enorme), o impacto negativo para o moral, e a frustração geral que ocorre depois de cada sessão devida a apresentações que não têm um objetivo claro, ou não transmitem uma mensagem objetiva.
O autor considera os números apresentados bastante conservadores
A chave para ser eficaz em uma apresentação de negócios é ter um objetivo altamente segmentado, com o desenvolvimento de sua apresentação visando apoiar esse objetivo, utilizando recursos visuais para melhorar a sua mensagem.
Ao fim de cada apresentação, vale a pena pensar sobre o custo da mesma e se elas receberam o retorno para o qual elas foram projetadas. Considerando isso, os números assustadores!
