Mais uma vez recorro ao usual autor Peter Temple, para falar um pouco sobre sucesso em apresentações.
Ele lembra que quando se tem dificuldade para montar uma apresentação convincente de qualquer tipo, de forma rápida, deve-se prestar atenção em uma estrutura muito simples que você pode usar para começar. Quando se fala em "apresentação", aí está incluído e-mail, telefonemas, conversas, cartas (será que alguém ainda as escreve?), ou apresentações em PowerPoint. Praticamente qualquer forma de comunicação em que você deseja apresentar seu ponto de vista ou que pretende que resulte em uma ação.
Esta estrutura pode ser definida como Quatro "S", como Situação (Situation); Solução (Solution), Especificidades (Specifics) e Resumo (Summary). Vejamos cada uma delas.
1 - Situação. Há uma regra fundamental para saber como ser mais eficaz em qualquer tipo de situação de aprendizagem: comece com o que o seu público sabe e, em seguida, construa novas informações. É a mesma coisa como ser persuasivo. Se você quer ganhar relacionamento com seu público rapidamente, comece a falar sobre a atual situação do ponto de vista do seu público. Se você mostrar a eles que você entende o que eles estão enfrentando, que você tem empatia, e que você tem a experiência para ajudá-los a resolver o dilema que estão enfrentando, você vai criar uma ligação instantânea. Simples, realmente.
2 - Solução. Apresente a solução para o dilema. A maioria dos tomadores de decisão (certamente no ambiente de negócios) não tem tempo para ouvi-lo contar histórias longas ou jogar conversa fora, especialmente quando não é importante para eles tomar uma decisão. Se sua solução está dentro do seu orçamento, parece lógico, que seja facilmente implementada. Não há necessidade de mais nada (isso é mais provável de acontecer em e-mails e conversas de apresentações).
O erro é que temos a tendência a entrar em detalhes ou contar uma longa história primeiro antes de chegar à solução. Essa abordagem só frustra os tomadores de decisão, que vão se sentar lá com uma carranca em seus rostos, uma vez que eles tentam descobrir para onde você está indo (e o que você vai perguntar). Em uma apresentação mais convincente, você deve ter uma ação mais precisa, sem criar a expectativa de como você fala sobre a solução. Não deixe a solução para o fim da apresentação.
3 - Específicidades. Aqui é onde você começa a preencher os espaços. Verifique se você tem pontos bem pensados e apresentados em ordem de importância (para o seu público). Inclua apenas informações que suportam a sua solução. Deixe de fora qualquer outra coisa.Caso contrário o público se distrai e você perde o impacto. Você pode usar fatos, tabelas, gráficos, histórias (que são extremamente poderosos, dependendo da situação e do público) e outras informações de apoio.
4. Resumo. Lembre-se aqui para reiterar o problema e a solução e, em seguida, resuma em uma frase curta todos os pontos-chave que são os mais persuasivos (especialmente qualquer um que você sabe que seu público comprou ao longo do caminho).
Ele lembra que quando se tem dificuldade para montar uma apresentação convincente de qualquer tipo, de forma rápida, deve-se prestar atenção em uma estrutura muito simples que você pode usar para começar. Quando se fala em "apresentação", aí está incluído e-mail, telefonemas, conversas, cartas (será que alguém ainda as escreve?), ou apresentações em PowerPoint. Praticamente qualquer forma de comunicação em que você deseja apresentar seu ponto de vista ou que pretende que resulte em uma ação.
Esta estrutura pode ser definida como Quatro "S", como Situação (Situation); Solução (Solution), Especificidades (Specifics) e Resumo (Summary). Vejamos cada uma delas.
1 - Situação. Há uma regra fundamental para saber como ser mais eficaz em qualquer tipo de situação de aprendizagem: comece com o que o seu público sabe e, em seguida, construa novas informações. É a mesma coisa como ser persuasivo. Se você quer ganhar relacionamento com seu público rapidamente, comece a falar sobre a atual situação do ponto de vista do seu público. Se você mostrar a eles que você entende o que eles estão enfrentando, que você tem empatia, e que você tem a experiência para ajudá-los a resolver o dilema que estão enfrentando, você vai criar uma ligação instantânea. Simples, realmente.
2 - Solução. Apresente a solução para o dilema. A maioria dos tomadores de decisão (certamente no ambiente de negócios) não tem tempo para ouvi-lo contar histórias longas ou jogar conversa fora, especialmente quando não é importante para eles tomar uma decisão. Se sua solução está dentro do seu orçamento, parece lógico, que seja facilmente implementada. Não há necessidade de mais nada (isso é mais provável de acontecer em e-mails e conversas de apresentações).
O erro é que temos a tendência a entrar em detalhes ou contar uma longa história primeiro antes de chegar à solução. Essa abordagem só frustra os tomadores de decisão, que vão se sentar lá com uma carranca em seus rostos, uma vez que eles tentam descobrir para onde você está indo (e o que você vai perguntar). Em uma apresentação mais convincente, você deve ter uma ação mais precisa, sem criar a expectativa de como você fala sobre a solução. Não deixe a solução para o fim da apresentação.
3 - Específicidades. Aqui é onde você começa a preencher os espaços. Verifique se você tem pontos bem pensados e apresentados em ordem de importância (para o seu público). Inclua apenas informações que suportam a sua solução. Deixe de fora qualquer outra coisa.Caso contrário o público se distrai e você perde o impacto. Você pode usar fatos, tabelas, gráficos, histórias (que são extremamente poderosos, dependendo da situação e do público) e outras informações de apoio.
4. Resumo. Lembre-se aqui para reiterar o problema e a solução e, em seguida, resuma em uma frase curta todos os pontos-chave que são os mais persuasivos (especialmente qualquer um que você sabe que seu público comprou ao longo do caminho).
Não se esqueça de lembrar ao final, que ainda precisa ser considerado, no dia a dia, o quinto 'S': Venda (Sale)!
