Após decidir pela conveniência em ter um Assistente Virtual para
colaborar em sua empresa, em seu negócio privado, ou em sua rotina
particular, vem a tarefa mais ardua: identificar o Assistente Virtual
adequado para cada caso.
É a hora de todo cuidado, pois uma escolha incorreta pode comprometer todo o resultado, pois pode ter sido escolhido o colaborador incorreto. É vital que algumas etapas fundamentais sejam observadas para chegar o mais próximo ossível da escolha correta.
No caminho para encontrar o Assistente Virtual mais adequado, algumas situações difíceis serão encontradas, sem dúvida. Poderão ser encontradas pessoas que irão desaconselhar a inicativa e que é melhor fazer o trabalho com seus próprios recursos. Outras dirão que os Assistentes Virtuais com os quais teve trabalhos realizados foram espetaculares e do melhor nível, trazendo inúmeros benefícios e o sucesso alcançado foi indescritível, mudanças de paradigma ocorreram também com sucesso.
Onde está o ponto de equilíbrio? Encontrar o Assistente Virtual de acordo com as necessidades de cada um não é tarefa trivial. Algumas análises precisam e devem ser feitas, pois, afinal de contas, estarão envolvidos tempo, recursos financeiros e recursos humanos.
O mais difícil é encontrar alguém com o perfil que atenda a necessidade identificada e que desenvolva relacionamento profissional. Personalidade, trabalho ético, sigilo sobre fatos e dados internos, atitude profissional, bom relacionamento, capacidade para resolver cada caso apresentado, tudo isso são caracterísiticas esperadas da pessoa que será escolhida.
Assim, algumas avaliações devem ser feitas por quem decidiu contratar um Assistente Virtual. Antes de decidir invista algum tempo para tomar a decisão mais correta. A seguir são apresentados alguns pontos que devem ser considerados nesta avaliação
- Tarefas – pense sobre quais tarefas são absolutamnete odiadas por você; sobre as tarefas que você sabe que não devem ser feitas, sob pena de trazer prejuízo para a atividade fim; sobre tarefas para as quais existe a certeza de que um Assistente Virtual deveria começar a realizar no menor prazo possível e sobre tarefas que poderão ser automatizadas.
- Flexibilidade – É importante que você tenha um profissional que esteja disponível a maior parte do tempo. Alguns Assistentes Virtuais trabalham por projeto, outros trabalham por hora. Mas, se você não sabe como ocupará o tempo dele, nem como poderá pagá-lo, pode haver uma certa insegurança. Assim, isso precisa ser levado em consideração.
- Orçamento – Tão logo exista uma lista do que precisa ser feito pelo Assistente Virtual, é chegada a hora de definir o orçamento. Existem Assistentes Virtuais que cobram R$10/hora e outros que cobram R$100/hora (ou mais). É preciso decidir onde está a o ponto de equilíbrio, a melhor relação custo/benefício. Não escolha o caminho mais barato, pois aí pode estar uma armadilha, ou com um serviço de qualidade não aceitável, ou com cobrança de extras pelo caminho. Todo cuidado é pouco. Tudo precisa ficar bem claro quando das negociações iniciais. Usar um Assistente Virtual que tenha mais experiência (e cobre mais por isto) do que você precisa, muitas vezes traz um ganho não imaginado antes, levando sua empresa para um nível superior.
- Comunicação – como você prefere se comunicar com o Assistente Virtual contratado? Você é daqueles que gosta de fazer um acompanhamento diário, ou prefere uma reunião semanal de avaliação? A maioria dos Assistente Virtuais não gostam do acompanhamento diário, porque eles têm trabalho para realizar. Vale a pena refletir sobre o acompanhamento da tarefa contratada e promover reuniões de avaliação com intervalos variados, aumentando o intervalo entre uma reunião e outra, à medida que for adquirindo confiança sobre o Assistente Virtual.
- Expectativas – Quais são suas expectativas sobre o prazo para realização do trabalho contratado? Existe uma meta importante a ser cumprida? É importante que o Assistente Virtual tenha completa noção das expectativas do cliente, para que não sejam gerados contratempos. Não contrate um serviço para o qual sua expectativa de realização seja de 4 horas e exija a realização em 1 hora. Isto seria inaceitável e não realístico, trazendo desgaste desnecessário para a relação entre as partes.
Estes são alguns dos pontos a serem considerados quando da avaliação para a identificação do Assistente Virtual adequado para a sua situação. A escolha acertada trará grandes benefícios para sua organização. A consideração dos pontos acima guiará para a escolha do profissional mais indicado para cada caso.
É a hora de todo cuidado, pois uma escolha incorreta pode comprometer todo o resultado, pois pode ter sido escolhido o colaborador incorreto. É vital que algumas etapas fundamentais sejam observadas para chegar o mais próximo ossível da escolha correta.
No caminho para encontrar o Assistente Virtual mais adequado, algumas situações difíceis serão encontradas, sem dúvida. Poderão ser encontradas pessoas que irão desaconselhar a inicativa e que é melhor fazer o trabalho com seus próprios recursos. Outras dirão que os Assistentes Virtuais com os quais teve trabalhos realizados foram espetaculares e do melhor nível, trazendo inúmeros benefícios e o sucesso alcançado foi indescritível, mudanças de paradigma ocorreram também com sucesso.
Onde está o ponto de equilíbrio? Encontrar o Assistente Virtual de acordo com as necessidades de cada um não é tarefa trivial. Algumas análises precisam e devem ser feitas, pois, afinal de contas, estarão envolvidos tempo, recursos financeiros e recursos humanos.
O mais difícil é encontrar alguém com o perfil que atenda a necessidade identificada e que desenvolva relacionamento profissional. Personalidade, trabalho ético, sigilo sobre fatos e dados internos, atitude profissional, bom relacionamento, capacidade para resolver cada caso apresentado, tudo isso são caracterísiticas esperadas da pessoa que será escolhida.
Assim, algumas avaliações devem ser feitas por quem decidiu contratar um Assistente Virtual. Antes de decidir invista algum tempo para tomar a decisão mais correta. A seguir são apresentados alguns pontos que devem ser considerados nesta avaliação
- Tarefas – pense sobre quais tarefas são absolutamnete odiadas por você; sobre as tarefas que você sabe que não devem ser feitas, sob pena de trazer prejuízo para a atividade fim; sobre tarefas para as quais existe a certeza de que um Assistente Virtual deveria começar a realizar no menor prazo possível e sobre tarefas que poderão ser automatizadas.
- Flexibilidade – É importante que você tenha um profissional que esteja disponível a maior parte do tempo. Alguns Assistentes Virtuais trabalham por projeto, outros trabalham por hora. Mas, se você não sabe como ocupará o tempo dele, nem como poderá pagá-lo, pode haver uma certa insegurança. Assim, isso precisa ser levado em consideração.
- Orçamento – Tão logo exista uma lista do que precisa ser feito pelo Assistente Virtual, é chegada a hora de definir o orçamento. Existem Assistentes Virtuais que cobram R$10/hora e outros que cobram R$100/hora (ou mais). É preciso decidir onde está a o ponto de equilíbrio, a melhor relação custo/benefício. Não escolha o caminho mais barato, pois aí pode estar uma armadilha, ou com um serviço de qualidade não aceitável, ou com cobrança de extras pelo caminho. Todo cuidado é pouco. Tudo precisa ficar bem claro quando das negociações iniciais. Usar um Assistente Virtual que tenha mais experiência (e cobre mais por isto) do que você precisa, muitas vezes traz um ganho não imaginado antes, levando sua empresa para um nível superior.
- Comunicação – como você prefere se comunicar com o Assistente Virtual contratado? Você é daqueles que gosta de fazer um acompanhamento diário, ou prefere uma reunião semanal de avaliação? A maioria dos Assistente Virtuais não gostam do acompanhamento diário, porque eles têm trabalho para realizar. Vale a pena refletir sobre o acompanhamento da tarefa contratada e promover reuniões de avaliação com intervalos variados, aumentando o intervalo entre uma reunião e outra, à medida que for adquirindo confiança sobre o Assistente Virtual.
- Expectativas – Quais são suas expectativas sobre o prazo para realização do trabalho contratado? Existe uma meta importante a ser cumprida? É importante que o Assistente Virtual tenha completa noção das expectativas do cliente, para que não sejam gerados contratempos. Não contrate um serviço para o qual sua expectativa de realização seja de 4 horas e exija a realização em 1 hora. Isto seria inaceitável e não realístico, trazendo desgaste desnecessário para a relação entre as partes.
Estes são alguns dos pontos a serem considerados quando da avaliação para a identificação do Assistente Virtual adequado para a sua situação. A escolha acertada trará grandes benefícios para sua organização. A consideração dos pontos acima guiará para a escolha do profissional mais indicado para cada caso.
